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リアルから初めてのオンラインイベント開催へ 企業説明会から運営までトータルサポート

営業本部:加藤 圭一郎
SDD:橋口 敬輔

PRイベント金融

課題
今まで、会場でリアルに開催されていたイベントが、コロナ禍の影響で厳しくなったことを理由に、オンライン上でのイベントを初めて開催・運営をしたいとご要望がありました。
解決方法
実際に来場したような臨場感、特別なイベントだというのをデザインや構成で魅せたことがポイントでした。慣れないオンライン上でも迷うことなく情報にたどり着けるよう、TOP画面にメニューを集約しコンパクトな画面構成を行うなど様々な工夫を施しました。
具体的な施策
単なるWebサイトにならないよう、表現方法を工夫しました。開催マニュアルも作成。ブース構築資料の収集・管理、動画制作や集客Web広告、LIVE配信当日の会場運営、終了後のレポート作成など、半年に渡る事務局対応を担いました。

課題

毎年開催する従来のリアルイベントから 初めてオンラインでのイベント開催・運営へ

毎年、展示会場で多くの来場客を迎えて開催していた個人投資家向けイベントが、コロナ禍の影響でリアル実施が厳しくなりました。イベント自体は継続し、有益な情報提供の場を設けたいとのご要望から、今までに前例がない中で、初めて完全オンラインの形式に振り切ったイベントを実施することが決定しました。今までリアルで開催していたイベントをオンラインに変更しつつ、リアルと同じ価値を提供するのはどうしたらいいのかという課題と、オンラインの情報を活かしながら、リアルならではの新鮮さやライブ感も求められていました。ネット配信に使用するWebプラットフォームの選定、企業セミナーや出展社ブース等のコンテンツ整備、集客・回遊施策、運営事務局の設置など、課題は山積していました。お客様にオンラインイベント開催の経験が無い中で、一つひとつ手探りで一緒に解決し、事故無く無事にやり切る必要がありました。

解決方法

リアルイベントの臨場感を感じさせる表現 迷わないコンパクトなコンテンツ提案

オンラインイベント自体が初めての来場客も多く、サイト閲覧が不慣れな方を考慮し、実績のあるプラットフォームを用いたシンプルなつくりを目指しました。会場入口でパンフレットを手に取り、ブース入口で看板を見るリアルなイベントのように、来場している臨場感を出す工夫をしました。

通常のWebサイトとは違い、コンテンツメニューをトップページ単画面に集約させ、各出展社ブースもコンパクトにまとめ、サイト内で迷わずに情報にたどり着けるよう、全体像を俯瞰できるUIを心掛けました。また、ポイントラリーや追加コンテンツ等の仕掛けも導入して、再訪や回遊を促進しました。

具体的な施策1

出展ブース制作やセミナーLIVE配信 価値あるコンテンツをデジタルで構築

出展社と来場客が、会場で鮮度の高い情報交換ができるのが、従来のリアルイベントの良さでした。今回のオンラインイベントでは、単なるWebサイトにならないよう、リアルイベントのような双方向コミュニケーションや臨場感が求められていました。

そこで、各ブースのビジュアルをリアルなブースのような見た目のデザインにしたり、各出展社にLIVE配信でセミナー開催用のスペースを提供するなど、イベント会場と類似の体験ができるよう心がけました。また、質疑応答や講演資料のダウンロードなど、デジタル手法を加えることで従来以上の価値をお届けするような施策も数多く盛り込みました。

具体的な施策2

説明会開催、動画作成、セミナー配信 運営・報告レポートまでトータルサポート

主催者であるお客様だけでなく、イベントに出展する会社も初めてのオンラインイベントでした。そこでまずは各出展社に向け、開催マニュアルを作成・配布しました。また、ブース構築のための素材資料の収集・管理、来場者向けの動画制作や集客Web広告、LIVE配信当日の会場運営、終了後のレポート作成など、会期前~会期中~オンデマンド配信終了までお客様と伴走しながら、約半年にわたる事務局対応を担いました。
昨今は、リアルなイベントをオンラインでクロスオーバーすることが普通になってきています。社会情勢と共に、お客様の要望が1年経るごとに変化しているので、臨機応変に対応し現時点での最高形の提供・運営を心がけています。

SDD担当者からのコメント

コロナ過においてオンラインイベントへの切り替えを余儀なくされる際に、今までのリアルイベントにいかにして近づけるか?という発想が蔓延していました。

しかし、実際にはリアルにはリアルの、オンラインにはオンラインのメリット・デメリットがあり、目的や状況に応じてその特性を活かした施策を展開していくことが重要です。

それは現状においても変わりなく、リアルとオンラインをいかに効果的に使い分けていくか、という課題は今後も重要なファクターになっていくと言えます。

SDD:橋口 敬輔